O guia de 5 etapas para o Inbox Zen
O e-mail tem muitos benefícios e é a principal fonte de comunicação. Infelizmente, o e-mail se tornou opressor. Acaba em pastas estranhas. Não sabemos o que é importante e o que não é, e a grande quantidade de mensagens que não significam nada resultou em completa apatia por e-mail.
A única maneira de aliviar a dor do e-mail é recuperar sua caixa de entrada e criar um sistema que permita enviar e-mails intencionalmente. É hora de acabar com a natureza passiva de como abordamos o e-mail. Não precisa ser assim. Corrija as coisas com este guia de 5 etapas para o zen da caixa de entrada.
1. Exclua emails não essenciais.
Antes de tentar resolver essa bagunça, vá direto para o zen da caixa de entrada, percorrendo e excluindo todos os e-mails não essenciais. Não essencial =
- e-mail que você não pediu
- e-mail sem seu nome
- e-mail que promete boa sorte por um ano, férias na Disney ou cura para o câncer se você encaminhar
- e-mail que não oferece nenhum benefício em abrir ou responder
Se você não consegue mais distinguir entre essencial e não essencial, ou se sua caixa de entrada está completamente fora de controle, recomendo uma exclusão radical. Sim, exclua tudo. Selecione tudo. Excluir. As pessoas que estão esperando por algo enviarão um e-mail para você novamente.
2. Cancele a inscrição ou filtre os e-mails que você não deseja.
Reserve um tempo para cancelar a assinatura do e-mail que você não deseja mais. Se o cancelamento da assinatura for impossível (o que pode ser), configure um filtro para enviar os e-mails indesejados diretamente para a lixeira e você nunca mais os verá. Se você for diligente com os passos
Para evitar cancelamentos em massa no futuro (que é o oposto do zen da caixa de entrada), pare de assinar coisas que você não deseja para obter coisas que não precisa. Quantas vezes você se inscreveu em um blog ou site para obter um e-book/guia/curso/mailer gratuito que você nunca leu ou colocou em prática? Se a resposta for mais de uma vez, você entende como essas ofertas podem ser insidiosas. Assine apenas blogs/boletins informativos/sites que oferecem conteúdo valioso para você.
3. Desative as notificações.
Por que você precisa de um e-mail quando…
Quando você pode descobrir o gênero
- as pessoas convidam você para se conectar no LinkedIn, mesmo que você não tenha uma conta no LinkedIn?
- alguém gosta da sua postagem no Instagram?
- menciona você no Facebook?
- fixa seu alfinete?
Pare com a loucura e desative as notificações. Você descobrirá que essas coisas aconteceram sem um e-mail extra para abrir.
4. Aja de acordo com as coisas boas.
Presumivelmente, cada e-mail que você não excluiu ou cancelou a inscrição é um e-mail que você precisa ou deseja responder ou que está salvando por algum motivo. Abra cada um e execute uma das seguintes ações.
- Responda brevemente e exclua
- Exclua se nenhuma resposta for necessária (você não precisa confirmar todos os e-mails recebidos)
- Salve criando uma pasta ou arquivando. Você acessará seu e-mail salvo com a mesma frequência com que acessa a papelada em um arquivo; não com frequência. Economize menos.
5. Seja o chefe.
O Gmail e outras plataformas de e-mail presumem que sabem o que é melhor para você e filtram seu e-mail em categorias como primário, social e promoções. É uma boa ideia, mas eles deixaram de fora o elemento mais importante em seu algoritmo para fornecer o que você deseja… entendendo o que você quer . Se você encontrou este artigo ou outras informações que assinou, solicitou ou pagou em sua pasta de promoções ou spam, mova-o. Seja o chefe e arraste-o para sua pasta principal. E-mail futuro que parece que irá para onde você deseja.
Ajude seus amigos e colegas de trabalho a alcançar o zen da caixa de entrada e…
- mantenha suas mensagens breves
- use uma linha de assunto clara
- copie apenas pessoas que sejam relevantes para sua mensagem
- pegue o telefone
- compartilhe este artigo
Para um verdadeiro zen da caixa de entrada, lembre-se de que uma caixa de entrada é para e-mail. Não é uma lista de tarefas, um sistema de gerenciamento de contatos, um arquivo ou um espaço de armazenamento. É um lugar de comunicação e conexão.