Nota do editor: Este é um post convidado de Ethan Waldman do Blog do Cloud Coach
Preemie
Há uma falsa percepção sobre a desordem que gostaria de esclarecer: a ideia de que a desordem só pode ser composta por objetos físicos. Acredito que vivemos na era da desordem digital e é minha missão ajudá-lo a evitá-la.
Aqui está o problema
É fácil lidar com a desordem física em nossas vidas, porque ela está em toda parte. Ocupa espaço em nossos armários, prateleiras e quartos. Ele aparece em nossas faturas de cartão de crédito na forma de novas compras, multas por atraso e assinaturas.
A desordem física em nossas vidas é generalizada e nos impede de ser felizes, de realizar nosso trabalho e de viver uma vida mais gratificante. Sites como AnimalSpiritual servem a um propósito importante: combater a cultura de desordem em que vivemos.
Mas acredito que exista outra forma de desordem, menos visível, mas igualmente difundida: a desordem digital.
É mais difícil reconhecer a desordem digital
O problema com a desordem digital é que é muito mais fácil ignorá-la. Como o espaço de armazenamento é tão barato e está disponível gratuitamente, podemos simplesmente comprar outro disco rígido externo de US$ 79 e continuar armazenando mais lixo nele.
A computação em nuvem estava na moda este ano, e a capacidade de armazenar seus documentos, fotos e músicas online é uma grande conveniência. No entanto, é também mais uma oportunidade para esconder a desordem digital onde não a veremos o tempo todo.
Qualquer especialista em desordem lhe dirá que, mesmo que a desordem não esteja bem na sua cara, ela pode causar um impacto emocional em você. Você ainda pode sentir culpa associada à pilha de livros de autoajuda em seu armário, mesmo que não os tenha lido há 3 anos.
Acho que o mesmo se aplica à desordem digital. Basta substituir aquele armário, porão ou sótão por discos rígidos externos e armazenamento em nuvem – desordem é desordem.
Onde está o pior da desordem digital?
Há muitas áreas onde a desordem digital pode ser um problema, mas aquela em que gostaria de focar especificamente é o e-mail. A desordem de e-mail é pior do que outras formas de desordem digital por vários motivos:
1. A maioria das pessoas usa e-mail todos os dias
2. O e-mail é o centro de comunicação para nossos negócios, vidas sociais e relacionamentos
3. Embora possamos interagir mais socialmente no Twitter e no Facebook, recebemos a maior parte dos itens de ação por e-mail, então é muito mais provável que as mensagens se acumulem.
Mantendo o tema Seja Mais com Menos, gostaria de oferecer algumas técnicas sobre como você pode reduzir a confusão de e-mails para poder viver com menos confusão digital. Pense nisso como o precursor para realizar uma eliminação da desordem de e-mail.
Cancelar inscrição
Vá até sua caixa de entrada e procure boletins informativos, e-mails promocionais, notificações de compras, etc. Abra cada mensagem e pergunte-se se este e-mail está realmente servindo para você – você pode obter essas informações de outra maneira?
Nesse caso, considere cancelar a assinatura. Cancele a inscrição em quantas listas você puder. Outra forma de reduzir é desligar as notificações por e-mail do Facebook, Twitter e LinkedIn. Por que você precisa receber um e-mail sempre que consegue um novo seguidor? Ao reduzir essas mensagens automatizadas, você pode reduzir a quantidade de ruído em seu e-mail. Dessa forma, o que realmente vai parar na sua caixa de entrada é realmente importante.
Eu entro nesse processo com mais detalhes no livro gratuito Kit Ninja por e-mail recurso, incluindo termos de pesquisa sugeridos e como cancelar a assinatura rapidamente.
Envie menos e-mail
Uma maneira de reduzir a quantidade de e-mails que você recebe é reduzir a quantidade de e-mails que você envia. Para mim, isso significa nunca responder a todos. Responder a todos um e-mail é uma garantia segura de que você receberá um número exponencial de e-mails em troca – e-mails que você terá que classificar para encontrar itens de ação ou informações importantes.
Antes de enviar um e-mail, me pergunto se isso poderia ser melhor atendido com um rápido telefonema ou mensagem de texto. De certa forma, enviar um e-mail apenas adia uma conversa que você poderia estar tendo agora.
Quando você não tiver outra opção a não ser enviar um e-mail, seja curto e direto ao ponto. Você provavelmente receberá algo curto e direto em troca. Se você escreve um romance, não espere uma resposta concisa.
Organizar
Um conselho que dou a todos os meus clientes é que a organização não começa quando há uma bagunça. Quando você iniciar um novo projeto ou correspondência que irá gerar muitos e-mails, configure uma pasta ou rótulo para esse projeto imediatamente – não espere até ter 5 ou 10 mensagens circulando antes de criar um lar para elas.
Se você possui o Gmail, pode até automatizar todo esse processo de organização para não precisar mais arquivar manualmente os e-mails nas pastas apropriadas (mais sobre isso no Email Ninja Kit).
Você pode decidir não ser enterrado
Estar constantemente enterrado em e-mails é uma escolha – não uma aflição. Ao reconhecer que os seus métodos e ações atuais estão contribuindo para a desordem digital na sua vida e ao adotar novas técnicas, você pode avançar em direção a uma vida com menos desordem digital.
Como a desordem digital do e-mail afeta sua produtividade? Seu negócio? Sua vida? Deixe-nos saber nos comentários.
Ethan Waldman ajuda as pessoas a viver e trabalhar em harmonia com a tecnologia no Blog do Cloud Coach . No momento, muitas pessoas estão usando seu serviço gratuito Kit Ninja por e-mail para se libertarem do inferno do e-mail.