Como organizar correspondência – 7 maneiras pelas quais os organizadores profissionais evitam que as postagens se acumulem

Desde cartas e contas a convites, anúncios e o inevitável “lixo”, organizar o correio pode ser uma tarefa demorada, especialmente se exigir atenção primeiro. Ignorá-lo certamente parece a opção mais fácil, mas o problema com a postagem é que ela continua chegando. Essas pilhas vão crescer em breve e não parecem bonitas – não importa o quão bem você as empilhe.

Mais importante ainda, você também corre o risco de perder algo importante. O mais eficaz ideias de organização de casa são aqueles que mantêm sua casa – e sua vida – em boas condições de funcionamento; portanto, quando se trata de correspondência, é fundamental estabelecer um sistema de classificação sensato.

Como organizar correspondência

‘Eu diria que o maior problema a superar quando se trata de correspondência é a mentalidade de ‘vou ver isso mais tarde’. É sempre melhor fazer isso na hora e, uma vez estabelecido o hábito, você não pensará duas vezes”, diz organizador profissional Miriam Ortiz e Pino , fundador do Mais que Organizado.

Parece que organizar a correspondência é surpreendentemente fácil quando você sabe como. O truque é ser consistente com isso. Questionamos os especialistas para saber mais.

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1. Configure um ‘ponto de entrega’

Quer você classifique a correspondência como parte de organizando uma cozinha ou um escritório doméstico, tenha um local definido para armazená-lo e abri-lo. Permita-se bastante espaço para configurar bandejas ou cestos de empilhamento para funcionar como classificador de correspondência, ou se você estiver organizando pequenos espaços como uma mesa de console ou corredor estreito , experimente um porta-cartas simples ou um organizador de correspondência montado na parede, como este da Amazon .

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“Adoro designs como este com vários slots, para que você possa separar as correspondências que precisam ser resolvidas (como contas), das que precisam ser arquivadas ou recicladas, ao mesmo tempo em que mantém seus contadores limpos”, diz o especialista em reformas residenciais Tom Nolan , fundador de Casa das Estrelas .

2. Classifique a correspondência assim que ela chegar

Não há nada mais estressante do que pilhas de correspondências não abertas, então você vai querer fazer pelo menos uma classificação rápida assim que removê-las da caixa de correio – evitando o incômodo de organizando bancadas o tempo todo também. Organizador profissional Jan Arkwright , fundador do Before & After Organizing by Jan recomenda incutir a regra “toque uma vez” para organizar sua caixa de correio.

“A maioria das pessoas pensa que isso significa pegar uma carta e agir imediatamente. Embora isto possa parecer sensato, na realidade é bastante insustentável. Nem sempre temos tempo para confirmar a presença de um convite ou pagar uma conta naquele momento, então, em vez disso, simplesmente não atendemos, o que é exatamente o oposto do que estamos tentando alcançar”, ela diz.

‘O que isso realmente significa é tomar uma decisão. Fica ou vai? Se permanecer, você precisa fazer algo com isso? Ou apenas segure-o por enquanto? Isso é muito mais viável. Ao descartar o que você não precisa, você já reduziu sua lista de “ações para ação” pela metade, aumentando a probabilidade de você realizar o trabalho em vez de adiá-lo continuamente”.

3. Livre-se do lixo

O ideal é que você tenha uma lixeira perto do seu “ponto de entrega”, para que possa se livrar do lixo eletrônico imediatamente. ‘Certifique-se de destruir qualquer coisa que contenha dados pessoais ou informações confidenciais antes de colocá-lo na reciclagem’, lembra Millie Hurst, editora de seção da Floraloasis.

Se você estiver recebendo cupons, catálogos ou folhetos de lugares que não são mais de seu interesse, agora é a hora de cancelar a assinatura. Não adie, faça agora. Você também pode solicitar a remoção de listas de e-mail genéricas – o Melhor Bureau de Negócios tem mais conselhos sobre isso para ajudá-lo a se livrar da confusão de papel.

‘Os temas recorrentes aqui são o imediatismo e a redução da quantidade de papelada que na verdade requer sua atenção. Só isso deveria ocupar espaço na sua casa', diz organizador profissional Amanda Wiss , fundador da Urban Clarity.

4. Implemente um sistema de arquivamento

Se houver várias pessoas em sua casa, é uma boa ideia categorizar as correspondências assim que chegarem, para que não sejam perdidas. Atribuir um cubículo para cada membro da família é uma ideia bacana de armazenamento no corredor, embora bandejas e cestos funcionem tão bem e possam ser armazenados em qualquer lugar.

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Outra opção é arquivar mensagens por tipo. A forma como você categoriza depende inteiramente de você, provavelmente será diferente de família para família. Embora não exista uma maneira “certa”, as categorias populares incluem: contas a pagar, registros domésticos, correspondência pessoal, veículos e recibos de devolução.

‘Se você tem filhos na escola, vale a pena ter um segundo sistema de arquivamento para guardar relatórios, recibos ou formulários que precisam de assinatura. Pode não chegar pelo correio, mas é igualmente importante', diz organizador profissional Lauren Salman , fundador da Living.Simplified.

5. Designe um dia para lidar com o administrador

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Seja uma vez por dia ou uma vez por semana, reservar um tempo para trabalhar com correspondências que exijam um pouco mais de esforço garantirá que você responda às coisas em tempo hábil. Permitir que ele cresça só resultará em sobrecarga, então configure um compromisso que ocorra regularmente em sua agenda como um lembrete – e cumpra-o.

6. Elimine o papel com suas contas

Optar pela correspondência digital é uma das melhores maneiras de reduzir a confusão de papel – e também é melhor para o meio ambiente. A maioria dos provedores agora oferece esse serviço, mas se você já é cliente há algum tempo, precisará contatá-los para alterar sua preferência. A partir de agora, marque sempre a caixa ‘contato por email’.

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Receber revistas, jornais e catálogos digitalmente também é uma opção. Se preferir ler a versão em papel, considere tirar fotos de seus artigos favoritos e reciclá-los assim que terminar de ler.

‘Use um scanner para digitalizar correspondências que você precisa guardar por muito tempo, como documentos fiscais importantes ou informações de seguro saúde. Isto garantirá que você não os perderá, além de reduzir o acúmulo de desordem', afirma a organizadora profissional Christina Giaquinto, embaixadora da marca Armários Modulares .

7. Guarde cupons à mão

Como regra geral, é melhor armazenar a correspondência em um só lugar, mas cupons e vouchers são a exceção. Não há nada pior do que perceber que você poderia ter economizado muito dinheiro se tivesse encontrado aquele panfleto alguns dias antes…! Reúna todas as correspondências promocionais e guarde-as em um local de fácil acesso e, em seguida, crie o hábito de verificá-las antes de ir à loja.

Perguntas frequentes

Como você organiza contas e cartas?

Manter o controle de sua correspondência com um sistema de arquivamento sensato é a melhor maneira de organizar contas e cartas e garantir que você as responderá em tempo hábil. Para fazer isso de forma eficaz, você precisará classificar a correspondência assim que ela chegar – não adie. Por classificação, não queremos dizer necessariamente “ação”, mas sim categorizá-la para que você saiba com o que está lidando.

Você pode se livrar do lixo imediatamente, mas reserve algum tempo uma vez por dia, ou uma vez por semana, para lidar com qualquer coisa pendente; contas não pagas, recibos de devolução, confirmações de presença e assim por diante. Opte pela correspondência digital onde você possa encaminhar para reduzir ao mínimo a correspondência; é muito mais provável que você fique por dentro dessa situação.

Assim como acontece com a maioria das tarefas de organização, há um equilíbrio delicado entre praticidade e beleza quando se trata de manter a correspondência em ordem. Escolha organizadores elegantes sempre que puder, e não apenas coloque letras aleatoriamente, reserve um tempo para organizá-las de maneira organizada.

Se você tiver espaço, você pode até montar sua própria pequena estação de correio doméstica, completa com envelopes vazios, selos postais, papel de pacote e fita adesiva - você ficará surpreso com a economia de tempo!